La Coordinación de Archivo y Correspondencia es la encargada de ejecutar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, aplicando los conocimientos propios y especializados en procura de la oportuna y debida prestación del servicio, como la efectividad de los planes, programas y proyectos de la entidad, conforme a las normas y procedimientos vigentes.

El Comité de Archivo, a través del Proceso Normativo y Legal tiene como función establecer y adoptar el conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter archivístico del Archivo General de la Nación, AGN, para la gestión y manejo de los documentos de la Institución propiciando y contribuyendo a la organización técnica y normativa de los archivos y a la actualización de prácticas, procedimientos y servicios de archivo.

Es por ello que La POLÍTICA ARCHIVÍSTICA institucional esta basada en un conjunto de orientaciones que inducen a proceso de modernización de la gestión documental y que a través de la normatividad interna y externa y directrices que institucionalizan los instrumentos y herramientas como el Reglamento Interno de Archivo y Correspondencia (Resolución 1037 del 22 diciembre de 2015) el Manual de Gestión Documental, procedimientos, instructivos y formatos regulados, de estricto cumplimiento, permiten el cumplimiento de la función archivística logrando los siguientes objetivos:

  1. Cualificar los procesos archivísticos que inician con la generación o recepción del documento hasta su disposición final (Eliminación, Conservación o Selección).

  2. Promover el desarrollo de los archivos como centros de información.

  3. Salvaguardar la memoria institucional (MECI).

  4. Fortalecer los sistemas de información institucional.

  5. Facilitar el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.

En la Coordinación de Archivo y Correspondencia se tienen entre otras las siguientes funciones:

  • Coordinar los procesos y procedimientos que deben aplicarse a la gestión documental en sus diferentes etapas, para asegurar la conservación de la memoria institucional y el cumplimiento de la normatividad Archivística.

  • Realizar estudios e investigaciones sobre la normatividad que regula la función Archivística en el Estado y los avances técnicos y tecnológicos que se apliquen en la gestión documental con el fin de formular proyectos institucionales que propicien su aplicación en la Institución.

  • Presentar ante el Comité Nacional de Administración de Documentos el Programa de Gestión de Documentos de la Entidad, los proyectos archivísticos que requieran de su aprobación o concepto para su aplicación a nivel nacional.

  • Ejecutar las normas, instrucciones o procedimientos que aseguren la adecuada gestión documental de la entidad a nivel nacional con el fin de promover su cumplimiento y facilitar su aplicación.

  • Organizar las reuniones técnicas y actividades de capacitación y divulgación de las normas y tecnologías aplicadas a la gestión documental para su aplicación a nivel nacional.Ejercer un control sobre las publicaciones que deban realizarse en el Diario Oficial y por los avisos de prensa requeridos por el área, según los procedimientos de calidad.