El proceso de Gestión Normativa y Legal constituye un proceso transversal que brinda sustento a la gestión institucional y tiene como objetivo apoyar a los procesos institucionales con la gestión documental y el cumplimiento de requerimientos de tipo legal y acciones de orden jurídico.

Las entradas del proceso inician con la identificación e inclusión de las disposiciones de tipo legal para la institución, hasta la implementación de acciones que conlleven a la mejora.

Es el encargado de proporcionar la información normativa y legal para gestionar la capacidad de adaptabilidad de los procesos dentro y fuera de la institución. Como fundamento para la Gestión Normativa y Legal se cuenta con el procedimiento de adopción e inclusión de documentos obligatorios de origen externo e interno en la institución, donde se adaptan las novedades de la normatividad y la legislación que le aplican a los procesos mediante el uso de herramientas como el normograma compuesto por los documentos obligatorios de origen externo y los de origen interno publicado en la página web institucional y en la página Notinet.

Adicionalmente, este proceso como contribución al principio de transparencia es el encargado de programar y ejecutar las actividades relacionas con los procesos electorales de acuerdo con el procedimiento electoral, además es el encargado de la organización de las reuniones del Consejo Directivo y del Consejo Académico cuyas actividades dan vida a algunos de los mecanismos de participación ciudadana.

Como apoyo al proceso misional, es aquí donde se llevan a cabo las actividades para el registro de titulación académica, mediante lo establecido en Procedimiento para el Registro de Títulos Académicos.

Como parte fundamental de la gestión documental este procesos es el encargado del manejo de las comunicaciones oficiales que se gestionan en la institución de acuerdo con los siguientes documentos: Procedimiento para elaboración, radicación y distribución de comunicaciones oficiales, Procedimiento para la consulta y préstamo de documentos de archivo, Instructivo radicación de comunicaciones oficiales, Instructivo de mensajería externa y correo, Instructivo para la organización de archivos de gestión, Instructivo para la organización del archivo central y del archivo histórico, Instructivo de mensajería interna, externa y correo, Instructivo para transferencias de contratos y convenios, Instructivo para radicación de resoluciones; los cuales son controlados por la Coordinación de Archivo y Correspondencia quien aplica las directrices del Archivo General de la Nación.

En cuanto a la gestión jurídica, este proceso realiza actividades de representación de la Institución en procesos judiciales en contra de la Institución ante las autoridades competentes, además brinda apoyo a todos los procesos mediante la asesoría jurídica, ejecutando actividades establecidas en los procedimientos para la revisión o elaboración de convenios de cooperación o colaboración y en cuanto a elaboración, renovación y legalización de contratos de arrendamiento de bienes inmuebles de la Institución. La secuencia de actividades e interacción de Gestión Normativa y Legal con los demás procesos está ilustrada en la caracterización de este proceso que se podrá consultar a continuación.

Caracterización del proceso de gestión Normativa y Legal